Eines Tages war er da – der Traum von der Selbstständigkeit. Endlich der eigene Chef sein und sich die Kunden selbst aussuchen können. Nur noch das tun, was dir Spaß macht, die Aufträge annehmen, die lohnenswert sind. Vorbei die Zeiten, in denen dir jemand anderes sagt, was jetzt wichtig ist. Schnell holt dich aber die Realität ein – du musst annehmen, was du bekommen kannst, weil die Kosten gnadenlos weiter laufen. Ob du dich nun als Soloselbstständiger auf die eigenen Füße gestellt hast oder ob ihr zu mehreren angetreten seid, um die Welt zu verändern – so hattest du dir das nicht vorgestellt. Aus der Gründerphase, in der du das alles noch für normal gehalten hast, ist jetzt trauriger Alltag geworden. Du hast das Gefühl, die Situation gar nicht mehr selbst zu bestimmen. Stattdessen ertrinkst du förmlich in Arbeit und fühlst dich von morgens bis abends durch den Tag getrieben.

Hast du dich wiedererkannt und wünschst dir einen Ausweg? Gerade wenn du das Gefühl hast, es wird alles zu viel, solltest du einen Break durchführen. Denn in diesen Phasen findet Unternehmenswachstum statt. Leg einen Quick-Strategie-Tag ein, wie wir es nennen. Denn ein Strategietag – ja, ein ganzer Tag – kann nicht nur deine Firma, sondern auch dich persönlich deutlich nach vorne bringen. Wenn du den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr siehst, ist es wichtig, den Kopf zu heben, um wieder einen klaren Blick zu bekommen. Danach weißt du, wohin du eigentlich wolltest und wie du das erreichen kannst.

An diesem Quick-Strategie-Tag solltest du die folgenden 5 Schritte einplanen:

1. Was ist das Ziel?

Frage dich: Was möchtest du erreichen? Was ist tatsächlich dein oder euer Ziel? Und warum willst du genau das erreichen? Was ist denn dein großes Warum? Denn ohne ein Warum wirst du die nötigen Schritte nicht gehen. In diesem ersten Schritt besinnst du dich auf deine Vision. Auf deinen idealen Zustand. Den hast du vor lauter Stress und Tun schon fast aus den Augen verloren. Du weißt gar nicht mehr, auf welches Ziel du hinarbeitest. Hast übersehen, was dir wirklich wichtig ist. Auch wenn ihr zu mehreren die Firma gegründet habt, findet ihr wieder den Punkt, an dem ihr voller Tatendrang in euer gemeinsames Abenteuer startet. Und könnt euch auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Dinge, die euch erfolgreich und glücklich machen.

2. Welche Tätigkeiten fallen an?

Dann wird es organisatorisch: Überblicke eine bestimmte Zeitspanne und frage dich, welchen Tätigkeiten du aktuell nachgehst. Was fällt an? Und ich welchen Bereichen fallen diesen Tätigkeiten an: Produkt, Marketing, Sales oder Administration? Mach dir eine Liste. In diesem Schritt geht es an die Strukturierung. Dann nimm dir Schritt 1 noch einmal zur Hand: Welche Tätigkeiten sollten eigentlich anfallen, damit du dein Ziel erreichst? Notiere dir auch diese. Schlussendlich sortierst du hier dein komplettes Unternehmen, so dass es dann geordnet weitergehen kann.

3. Welche Tätigkeiten haben Priorität?

Nun, da du weißt, was anfällt, was anfallen sollte und wie die Struktur dieser Tätigkeiten aussehen sollte, geht es wirklich ans Eingemachte. Du erstellst einen konkreten Umsetzungsplan.

Stelle dir dazu folgende Fragen:

  1. Was von dem, was wir gerade tun, bringt dem Kunden einen wirklichen Nutzen? Denn nur, wenn du deinem Kunden einen Nutzen bringst, wird er zum wiederkehrenden Kunden. Aus solchen Tätigkeiten generierst du dein Geld. Diese Tätigkeiten kannst du beibehalten.
  2. Was von dem, was wir gerade tun, bringt dem Kunden nur wenig oder sogar gar keinen Nutzen? Manchmal verliert man sich in Details, die dem Kunden nichts bringen. Er akzeptiert es, fühlt sich aber gar nicht abgeholt. Leider sorgen solche wenig zielführenden Aktionen nicht nur dafür, dass du deine Zeit verschwendest. Sie bringen dir auch kein Geld. Denn der Kunde zahlt ja nur für das, was ihm etwas bringt. Solche Tätigkeiten solltest du eliminieren.
  3. Was könnten wir zusätzlich tun, was dem Kunden einen schnelleren Nutzen bringt? Dadurch wäre der Kunde unter Umständen vielleicht bereit, schneller Geld zu investieren und sogar höhere Beträge zu bezahlen. Die Aufgabe besteht bei dieser Fragestellung darin, die Kundensicht anzunehmen, um herauszufinden, was er sich wirklich wünscht. Genau solche Aufgaben sind es, die du priorisieren solltest.

Nach dieser Übung hast du einen Fahrplan: welche Tätigkeiten sollten in Zukunft für dich auf der Prioritätenliste ganz oben stehen, und welche solltest du so schnell wie möglich eliminieren.

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4. Wer kann es übernehmen?

Als Selbstständiger oder Unternehmer ist es gar nicht immer sinnvoll, alles selbst zu erledigen. Das ist vielleicht in der Gründerphase noch sinnvoll, wird aber, wenn du wachsen willst, auf Dauer nicht funktionieren. Denn bei allem Gründergeist und Tatendrang solltest du eine gesunde Work-Life-Balance etablieren und das wird nicht passieren, wenn du von morgens bis abends in allen möglichen Arbeiten untergehst. Um diese Aufgabe zu meistern, hast du mehrere Möglichkeiten:

  • eigene Mitarbeiter: Wenn du bereits eigene Mitarbeiter hast, kannst du Aufgaben (neu) verteilen. Sieh dich um, wer Kapazitäten frei hat und diese Dinge übernehmen kann. Wer kommt von seinen Fähigkeiten her in Frage?
  • neue Mitarbeiter: Vielleicht stellst du an diesem Punkt fest, dass du personell bereits an der Kapazitätsgrenze angekommen bist. Dann ist es an der Zeit, neue Mitarbeiter einzustellen. Überlege dir dafür direkt ein geeignetes Profil. Du weißt bereits, welche Aufgaben zu verteilen sind. Daraus ergibt sich ein Bild deiner neuen Mitarbeiter.
  • Outsourcing / Freelancer: Es klingt ein wenig neudeutsch, ist aber eine durchaus überdenkenswerte Lösung – überlege dir, mit Freelancern zu arbeiten, um Auf- gaben zu delegieren. Dafür kannst du dir einen festen Freelancer oder Kooperationspartner suchen, die bei Bedarf einzelne Aufgaben oder ganze Aufgabenbereiche übernehmen. Darüber hinaus gibt es gute Plattformen, die Freelancer vermitteln. Denke etwa an Plattformen wie Fiverr, Upwork oder andere. Hier findest du echte Profis und kannst damit Dinge abgeben, die du nicht in der gewünschten Qualität abliefern kannst oder willst.
  • Digitalisieren & Automatisieren: eine fast noch bessere Möglichkeit, um Tätigkeiten abzuarbeiten, ist diese zu automatisieren und zu digitalisieren. Hier helfen zum Beispiel sehr viele Softwaren bereits bei der Übernahme von laufenden Tätigkeiten. Eine Software, die ich dir empfehlen kann ist Zapier. Schau dir hierzu auch Youtube-Videos an, um dir Ideen zu holen, was du alles automatisieren könntest. Aber es gibt zu diesem Thema auch viele andere Softwaren. Es zahlt sich auf jeden Fall für dich aus, einmal Zeit zu investieren, um dann laufend Zeit zu sparen.

5. Was ist machbar?

Nach dem tätigkeitsorientierten Part geht es nun an das Finanzielle. Denn auch eine Umstrukturierung kann Kosten produzieren. Seien es nun die neuen Mitarbeiter oder die Freelancer – all das will finanziert werden.

Analysiere zunächst die Ist-Situation:

  1. Wie viel Kapital / Cash ist noch da? Welche Ressourcen stehen aktuell noch zur Verfügung? Was davon kann für die Umstrukturierung eingesetzt werden?
  2. Wie hoch sind die derzeitigen Umsätze und die Kosten, die dem gegenüber- stehen? Daraus ergibt sich dein Gewinn und dieser sollte die neuen Strukturen zunächst bestreiten. Wenn du alles richtig machst, werden sich schnell neue Umsätze und daraus resultierend ein höherer Gewinn ergeben, die dann die neue Struktur selbst tragen können.

Dann geht es an eine Vorschau. Diese sollte zweigeteilt ablaufen:

  1. Was passiert in den nächsten 6 bis 12 Monaten, wenn du keine Änderung vornimmst? Wie sieht es in 24 bis 36 Monaten aus? Gehe hier realistisch vor. Du brauchst dich nicht in Schwarzmalerei zu üben. Aber beschönigen solltest du auch nichts. Du legst diesen Quick-Strategie-Tag ein, weil eben nicht mehr alles so rund lief. Du fühltest dich als Getriebener und in der Situation des Reagierenden statt des Agierenden. Sieh den Tatsachen in die Augen – was passiert wirklich, wenn sich nichts ändert?
  2. Wie sehen die nächsten 6 bis 12 Monate aus, wenn du die Änderungen aus Schritt 3 und 4 tatsächlich angehst? Und wie nach 24 bis 36 Monaten. Zeichne hier mehrere Szenarien auf, denn tatsächlich sind ja mehrere Alternativen möglich. Das ergibt sich allein schon aus der Tatsache, dass du deine Tätigkeiten und Produkte überdenkst, manche priorisierst und andere vielleicht ganz stoppst. Und zusätzlich die Option bestehender und neuer Mitarbeiter ins Auge fasst und durchaus auch über Outsourcing nachdenkst. Mindestens 3 Szenarien sollten es also schon werden.

Die Durchführung

Wenn du diese 5 Schritte gehst, wirst du das Gefühl der Selbstbestimmtheit wiedererlangen. Du musst nicht mehr reagieren, sondern kannst die Geschicke deiner Firma wieder selbst lenken. Sinnbildlich kommst du wieder in den Driver-Seat. Du kannst diesen Quick-Strategie-Tag alleine durchführen. Aber im Idealfall solltest du es gemeinsam mit mindestens einer zweiten Person, gerne auch mehrere, denen du vertraust und die dein Geschäft auch kennen, machen. Am besten ladest du dafür deine Co-Founder oder Manager zu diesem Quick-Strategie-Tag ein. Wenn du keine Mitgesellschafter oder Manager hast, dann lade doch alternativ deine engsten Mitarbeiter ein. Damit zeigst du ihnen, dass du sie schätzt und bekommst zusätzlich gleich wertvolle Verbesserungsvorschläge aus mehreren Blickwinkeln. Sie sehen vielleicht auch Dinge, die du nicht am Schirm hast.

Wir arbeiten tagtäglich mit unseren Kunden an genau diesen Punkten und unterstützen dich sehr gerne mit den richtigen Fragen für deinen gelungenen Quick-Strategie-Tag. So nimmst du die Zügel wieder in die Hand und kannst wieder selbstbestimmt agieren. Wir freuen uns, auch dich unterstützen zu dürfen.